W zarządzaniu swoją pracą, projektami zawodowymi i czasem na zadania znaleźć można zasadę, którą najkrócej można przedstawić jako „dotknij raz”. Myślę, że spokojnie można ją stosować również przy sprzątaniu, układaniu książek i porządkowaniu dokumentów.
CO OZNACZA „DOTKNIJ RAZ”?
Wg tej zasady jeśli nie masz czasu odpisywać na maile, bo robisz coś innego – nie otwieraj ich w ogóle. Po pierwsze – oderwiesz się od swojego zadania i zdekoncentrujesz, po drugie – jeśli najpierw przeczytasz wiadomość i odpisanie odłożysz na później, to potem i tak przeczytasz go jeszcze raz przed odpowiedzią. W konsekwencji poświęcisz temu dwa razy więcej czasu, niż to konieczne.
CO TO MA WSPÓLNEGO ZE SPRZĄTANIEM?
Czytając o tym przyszło mi do głowy, że dokładnie tak samo jest z rzeczami. Prosty przykład – herbata. Jeśli po jej zaparzeniu wrzucasz torebkę do zlewu (znam takie przypadki) bo myślisz, że nie masz czasu na otworzenie śmietnika i umieszczenie jej tam, gdzie jej miejsce, to musisz później i tak ją z tego zlewu wyjąć i zrobić to, co wcześniej ominęłaś. Inny przykład? Dokumenty. Jeśli odłożyłaś PIT luzem do szuflady w komodzie zamiast do odpowiedniej teczki lub przegródki w segregatorze, to później i tak musisz (a przynajmniej dla własnej wygody powinnaś) go tam umieścić. Inaczej będziesz go potem szukać w gąszczu podobnie odłożonych luzem kartek, co zajmuje niepotrzebnie dużo czasu. Albo książki odłożone gdzieś obok regału zamiast na swoje miejsce (bo wysoko i nie masz pod ręką krzesełka). I tak dalej…
JAK TO SIĘ KOŃCZY?
Jaki jest tego efekt? Otacza Cię chaos. Szukasz rzeczy, których nie odłożyłaś na miejsce, żeby zaoszczędzić tę chwilkę. Albo dlatego, że po prostu nie mają swojego miejsca – bo nie masz teczki na dokumenty takie jak PIT, masz za to „szufladę na papiery”.
CZY MOŻNA TEMU ZARADZIĆ?
Czy można coś na to poradzić? Oczywiście! Wprowadź w życie domową zasadę „dotknij raz i nie zajmuj się tym więcej”. Gazety odkładaj do gazet, nie na stół, książki po przeczytaniu niech trafią na odpowiednią półkę, a nie piętrzą się na szafce nocnej, a miejsce biżuterii niech będzie w szkatułce a nie pod lustrem w łazience. I tak ze wszystkim.
Gosia
